Wir alle kennen die Küchen in Unternehmen oder die stylische Espressobar im neuen Gebäude mit dem legendären Barista. Es gibt Filterkaffee oder unterschiedliche Kaffeevarianten. Wer keinen Kaffee trinkt, geht trotzdem hin. Gleiches gilt oder galt für die Raucherecke. Denn jeder fühlt es: Ideen werden nicht in Prozessen oder Diagrammen geboren
Dort schnacken wir nicht nur über das letzte Wochenende, den peinlichen Abend bei den Schwiegereltern oder das ausschweifende Kinderfest, sondern auch über die laufenden Projekte, die aktuelle Bilanzdifferenz im Rechnungswesen oder die fehlende Genehmigung zur Produktentwicklung.
Dort treffen wir Kollegen aus anderen Abteilungen, vielleicht sogar aus anderen Gebäudeteilen. (Ergänzung) Hierarchieübergreifend. Wir lernen deren Probleme kennen oder beschließen an einem Thema gemeinsam arbeiten zu wollen. Was allem gemeinsam ist, wir arbeiten außerhalb der Norm – neben den Regularien und verlassen die offizielle Berichts- oder Organisationsstruktur. In einer Grauzone werden sogar Entscheidungen getroffen oder Informationen ausgetauscht, die von echter Bedeutung für unsere aktuelle Arbeit sind. Schnell, unbürokratisch und vertrauensvoll.
Ideen entstehen meist bei inoffiziellen Treffen, nicht in festgelegten Prozessen
Stellt Euch nun einmal vor, wir hätten diese Gelegenheiten gänzlich verloren. Und ich meine nicht durch Home Office / Remote Work, denn auch dort gibt es diese inoffiziellen Treffen oder Kontakte über #Zoom, #Slack oder ähnlichem. (Anpassung) Virtuelle Kaffeerunden sozusagen.
Hätten wir also keine Möglichkeiten zufällig oder bewusst andere Kollegen zu treffen, dann würden wir zu lange auf Antworten warten, Informationen vermissen oder in ewigen (Ergänzung) Meetingrunden versuchen eine Entscheidung zu erhalten.
Nein, diese informellen Begegnungen sind überlebenswichtig für Dein Unternehmen. Ansonsten würde das Unternehmen sich meist nur mit internen Regularien und Abläufen beschäftigen als mit echten Marktproblemen. Dieser Dienst nach Vorschrift bringt kein Unternehmen weiter. Doch hier steckt auch das Problem. Wenn Dienst nach Vorschrift Dein Unternehmen nicht weiterbringt, dann stimmt doch an den Vorschriften etwas nicht. Diese passen nicht zu Deinen Herausforderungen und Problemen. Nicht zu einer dynamischen Welt.
Aber das gilt nicht für alle Prozesse oder Probleme
Denn in jedem Unternehmen gibt es nämlich auch standardisierte Prozesse. Prozesse, die sich wiederholen und immer gleich ablaufen (sollen). Denn wird ein Prozess wiederholt, so wiederholt sich auch ein Teil seiner Tätigkeiten. Dieser kann also schon vorher mit Vorgaben und Arbeitsschritten beschrieben werden. Diese Prozessbeschreibung kann zukünftig genutzt und kontinuierlich verbessert werden. Dies sind gemäß Dr. Wohland die „blauen Anteile“ in einem Prozess. Wiederholende Probleme / Tätigkleiten lösen Unternehmen mit Wissen. Wissen, welches konserviert, dokumentiert und für jeden zugänglich ist, so dass genau diese Aufgaben immer wieder schnell und richtig gelöst werden. Hierin sind Unternehmen heutzutage Meister – ich bin sicher auch Deins. Seit 70 Jahren optimieren sich Organisationen und Unternehmen. Für diese Prozesse oder diese Arbeit wäre es schlimm, wenn Mitarbeiter jedes Mal das Rad neu erfinden müssten.
Die heutige Wirtschaftswelt, die schnelllebige Zeit mit den Überraschungen und einem dynamischen Marktumfeld erfordern eben auch flexible angepasste Lösungswege. Diese Probleme können nicht mit Wissen gelöst werden, auch wenn viele Unternehmen dies versuchen. Die überraschenden Aufgaben, deren Bearbeitung erst beschrieben werden kann, wenn sie vorbei sind, werden auch „rote Anteile“ in einem Prozess genannt. Überraschungen wiederholen sich nicht. Darum können diese nicht sinnvoll als Prozessdurchlauf dokumentiert werden. Immer wieder treffen Unternehmen auf unbekannte neue Probleme. Probleme, die vom Markt kommen. Neue Produkte die der Mitbewerber entworfen hat oder Kundenanforderungen die schnell erledigt werden sollen. Diese Aufgaben können nur von Menschen (Ergänzung) individuell erfüllt werden. Wir kennen eben die Antwort nicht und müssen uns als Unternehmen auch immer wieder neu darauf einstellen.
Ideen oder gemeinsame übergreifende Abstimmungen werden nicht in Prozessen oder Diagrammen geboren, sondern durch unerwartete Begegnungen oder den schnellen Austausch mit der Nachbarabteilung.
Wer kann das Problem lösen – wer hat die richtige Idee?
Die entscheidende Frage, die Du Dir als Geschäftsführer also stellen solltest, ist nicht, wie kann ich diese Aufgaben bestens lösen, sondern wer kann mir dabei helfen? Was hindert Dein Unternehmen daran, eine neue Art der Zusammenarbeit zuzulassen?
Erfolgreiche Unternehmen erkennen Probleme, die durch Unwissenheit entstehen und sorgen dafür, dass Wissen erreichbar ist. Sie unterscheiden aber auch Probleme, die unerwartet und meist durch den Markt auf sie einprasseln und bringen genau dafür die Mitarbeiter zusammen, die sich gut auf neue Situationen einstellen können. Wiederholende Aufgaben werden weitestgehend optimiert und fehlerfrei ausgeführt. Für überraschende Marktprobleme oder externe Herausforderungen hingegen werden Strukturen geschaffen, die sehr schnell übergreifend und flexibel reagieren und antworten können.
Also denkt daran: Ideen werden nicht in Prozessen oder Diagrammen geboren.
Euer Mike
Andere Impulse zur Zusammenarbeit findet ihr hier.