Mike und ich haben in den letzten Wochen zahlreiche Geschäftsführer, Unternehmer und Bereichsleiter getroffen. Wir wollten herausfinden: Was ist das drängendste aktuelle Problem? Eine Antwort kam besonders häufig: der Fachkräftemangel.
Na klar, Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen, wenn sie zu wenig qualifizierte Mitarbeiter finden. Aber nicht nur der Fachkräftemangel im eigenen Betrieb erschwert das tägliche Arbeiten. Wie kann eine Firma damit umgehen, dass auch ihre Ansprechpartner bei den Behörden nicht ausreichend qualifiziert sind?
Nicht vom Fach
Ein spannendes Gespräch dazu hatte ich mit einem Bauingenieur-Büro. Teil ihres Angebots ist es, ihre Kunden in Energiefragen zu beraten – und sie bei der Antragstellung der Fördergelder zu unterstützen. Schallschutz, Wärmeschutz, das neue Heizungsgesetz: Alles komplexe Themengebiete, die echte Expertise erfordern.
Nur leider macht der Fachkräftemangel auch vor dem öffentlichen Dienst nicht Halt. Das bedeutet für meinen Gesprächspartner konkret: Da reicht auf der einen Seite ein erfahrener Bauingenieur einen Fördergeldantrag ein – den auf der anderen Seite ein Student, eine Quereinsteigerin oder ein Rentner ablehnt. Denn: Auch die Ämter suchen händeringend Mitarbeiter und stellen in ihrer Not quasi jeden ein.
Ihr könnt euch bestimmt vorstellen, wie mühsam es jetzt für den Bauingenieur ist, zu begründen, warum der Antrag doch genehmigt werden sollte. Er verweist auf Details – die der Mitarbeiter im Amt gar nicht verstehen kann, weil er nicht vom Fach ist. Das ist für den Experten echt frustrierend, schließlich geht es bei den Fördergeldern teilweise um richtig viel Geld.
Endlich genehmigt
Am nächsten Tag geht die Diskussion weiter, allerdings mit einem anderen Ansprechpartner, dem der Bauingenieur wieder versucht, sein Anliegen näherzubringen. Das alles kostet wahnsinnig viel Zeit und Nerven. Es gibt unzählige Rückfragen, Mails und Anrufe bis der Antrag – im besten Fall – endlich genehmigt wird.
Dieser enorm große Aufwand ist für die Geschäftsführung ein echtes Problem: Verbringen die Mitarbeiter nun mehr Zeit mit einem Antrag, können sie insgesamt weniger Kunden beraten. Der Betrieb braucht aber eine gewisse Anzahl an Aufträgen, um weiterhin rentabel zu bleiben. Das Bauingenieur-Büro muss dadurch eine höhere Arbeitslast bewältigen als früher – und gleichzeitig haben sie ja auch mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen.
Was könnt ihr beeinflussen?
„Anke, wo soll das noch hinführen?“, fragte mich der Geschäftsführer. Und ich musste ihm recht geben: Die Lage erscheint aussichtslos, denn das Unternehmen selbst hat keinen Einfluss darauf, wer auf dem Bauamt sitzt und über die Vergabe der Fördergelder entscheidet.
Deshalb lenkte ich seinen Fokus auf die Dinge, die er beeinflussen kann: „Ihr wisst, dass immer viele Rückfragen vom Amt kommen. Setzt euch doch einmal zusammen und baut einen One Pager, der die häufigsten Fragen schon im Voraus beantwortet. So solltet ihr zumindest einen Teil der Rückfragen abfangen können.“
Außerdem empfahl ich dem Geschäftsführer, einen Prozess zu etablieren und mit dem Amt ein festes Zeitfenster auszumachen, in dem alle offenen Fragen zu den verschiedenen Anträgen des Büros diskutiert werden können. So können die Rückfragen gebündelt werden und vielleicht sieht dann auch das Amt ein, dass ein fester Ansprechpartner durchaus Sinn macht.
Was ich dem Ingenieur-Büro mit auf ihren Weg gegeben habe, möchte ich euch auch ans Herz legen: Euer Gestaltungsspielraum als Unternehmen wirkt sicherlich manchmal sehr eng, gerade, vor allem wenn externe Faktoren diesen eingrenzen. Deshalb: Lenkt euren Fokus auf das, was ihr ändern könnt. Überlegt euch, wo ihr aktiv zu einer Verbesserung beitragen könnt. Und: Wenn euch dafür ein Blick von außen nützlich erscheint, dann ruft mich an.
Eure Anke
PS: Dazu passt auch unser Blog, um das drängendste aktuelle Problem des Fachkräftemangels anzugehen.